Privacy

In dit reglement laat Red Harvest B.V. zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de klant en Red Harvest B.V. en staat daarmee hoog op de agenda. Red Harvest B.V. heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Red Harvest B.V. is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van klanten, medewerkers en (keten)partners. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van Red Harvest B.V.. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

• Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.
• Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.
• Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).
• Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico's van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).
• Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen.

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle disciplines en personen binnen Red Harvest B.V. danwel door Red Harvest B.V. ingeschakelde derden. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen of namens Red Harvest B.V. plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke

De disciplines binnen Red Harvest B.V. zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens Red Harvest B.V. worden uitgevoerd. De disciplines binnen Red Harvest B.V. zijn onder andere Accountants, Fiscalisten, Juristen, Bedrijfskundigen, Consultants en Stafafdelingen.

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen
• Bewaren, bijwerken en wijzigen
• Opvragen, raadplegen, gebruiken
• Verstrekken door middel van doorzending
• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen
• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen
• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn (binnen Red Harvest B.V. doen we dit in het Register van Verwerkingen). De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat
• Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was
• Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden
• Voor de goede vervulling van Red Harvest B.V. taken
• Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

Red Harvest B.V. zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt Red Harvest B.V. alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe Red Harvest B.V. dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van Red Harvest B.V..

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

Optie 1: Doorgifte

Red Harvest B.V. geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

Optie 2: Doorgifte

Red Harvest B.V. geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

5. Transparantie en communicatie

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

Red Harvest B.V. informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan Red Harvest B.V. geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop Red Harvest B.V. met persoonsgegevens om zal gaan.  De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat Red Harvest B.V. persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Verwijdering

Red Harvest B.V. bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken of conform wettelijke regelgeving zoals bewaartermijnen. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Red Harvest B.V. te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Red Harvest B.V. om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan Red Harvest B.V. te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Red Harvest B.V. zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel mondeling, schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. Red Harvest B.V. heeft vier weken de tijd, vanaf ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal Red Harvest B.V. laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Aan de hand van een verzoek kan Red Harvest B.V. aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (Artikel 22, AVG)

Niet van toepassing.

Big data en tracking

Niet van toepassing.

7. Plichten van Red Harvest B.V.

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

Red Harvest B.V. is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan Red Harvest B.V. de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de
• gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;
• De doelen van de verwerking;
• Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;
• Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;
• Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;
• De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;
• Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico's van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Red Harvest B.V. voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking of een grootschalige verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

Red Harvest B.V. is wettelijk gezien niet verplicht een FG aan te stellen. Wel is er een kerngroep AVG die als aanspreekpunt dient voor Red Harvest B.V..

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt Red Harvest B.V. dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt Red Harvest B.V. dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd en daar waar nodig wordt actie ondernomen om een dergelijke situatie in de toekomst te voorkomen.